Qualunque sia il settore, la maturità o la strategia che caratterizzato un’azienda, un’organizzazione, risulta sempre fondamentale assicurare il miglior approvvigionamento di Workforce. Ancor di più per il mondo industriale, risulta fondamentale per rendere l’organizzazione performance ed efficiente. Questo, per renderla in grado di soddisfare la propria domanda, con la giusta qualità, livello di servizio e farlo in modo sostenibile e profittevole, ovvero utilizzando il minor numero di risorse possibili.
Lo Human Resource Planning serve proprio a questo. Un processo continuo di pianificazione che permette di disporre la miglior quantità di Workforce, per evitare Surplus o Shortage, e la miglior qualità, con le giuste Skills e Cultural fit.
Cos’è l’HRP (Human Resource Planning)
La pianificazione delle risorse umane (HRP) si riferisce alla pianificazione strategica e sistematica del patrimonio di dipendenti di un’azienda per soddisfare le richieste dell’azienda di risorse umane nel futuro e nel presente.
Si tratta di un processo che garantisce la presenza nel team delle persone giuste e con le giuste competenze, costruendo così una forte capacità della forza lavoro nell’organizzazione. Inoltre, la pianificazione delle risorse umane aiuta a far fronte a eventuali carenze critiche di manodopera, riducendo così i rischi aziendali.
Una politica aziendale ben costruita e una solida pianificazione delle risorse umane assicurano la previsione e lo sviluppo di una forza lavoro competitiva, in grado di soddisfare le esigenze aziendali attuali e di essere pronta per il futuro.
Difatti, nessuna strategia aziendale può avere successo senza una forza lavoro capace di innovare e competere per far crescere l’organizzazione.
Il processo di Human Resource Planning
Il processo di pianificazione delle risorse umane prevede quattro fasi generali, con l’obiettivo finale di sviluppare una strategia che consenta all’organizzazione di trovare un numero sufficiente di lavoratori qualificati.
Analisi dell’offerta di lavoro
La prima fase dell’HRP consiste nell’identificare l’attuale offerta di risorse umane dell’azienda, analizzando la potenza dell’organizzazione in base al numero di dipendenti, alle loro competenze, qualifiche, posizioni, benefit e livelli di performance.
Previsione della domanda di lavoro
In questa seconda fase l’azienda delinea il futuro della sua forza lavoro, prendendo in considerazione aspetti come promozioni, pensionamenti, licenziamenti e altri fattori che possano influire sulle esigenze future dell’organizzazione. Il reparto Risorse Umane può anche considerare le condizioni esterne che influenzano la domanda di lavoro, come le nuove tecnologie che potrebbero aumentare o diminuire la necessità di lavoratori.
Bilancio della domanda e dell’offerta di lavoro
La terza fase del processo HRP consiste nella previsione della domanda di lavoro. Le risorse umane creano un’analisi del divario che definisce le esigenze specifiche per ridurre l’offerta di lavoro dell’azienda rispetto alla domanda futura.
Sviluppo e adozione di un piano
In questa ultima fase è importante che il dipartimento delle Risorse Umane adotti misure pratiche per integrare il piano stabilito, chiedendo la collaborazione del resto dell’azienda.
I benefici dell’Human Resource Planning
Sono due i benefici principali dell’HRP: in primo luogo, questo processo di previsione e pianificazione della domanda permette alle aziende di evitare licenziamenti di massa in casi di surplus di personale; in secondo luogo, l’HRP permette alle aziende di prepararsi ad eventuali cicli di boom e di crisi, mitigando gli impatti negativi sul personale e sull’azienda.
In definitiva, avere tassi di turnover più bassi, costi del lavoro inferiori e nessuna necessità di licenziamenti non solo aiuta l’azienda a funzionare in modo più fluido ed efficiente, ma contribuisce anche a mantenere alto il morale e la produttività dei dipendenti.
Esempi di HRP
Per capire come funziona la pianificazione della forza lavoro, si pensi a un’azienda ferroviaria che deve effettuare riparazioni alle proprie linee per far circolare in sicurezza i treni passeggeri lungo un corridoio.
Se l’azienda non dispone di un numero adeguato di ingegneri o di personale addetto alle riparazioni per effettuare le riparazioni tempestivamente, i ritardi si ripercuoteranno non solo sulla sua capacità di gestire la linea ferroviaria, ma anche sui piani di viaggio delle persone che vi accedono.
Ciò si traduce in una perdita di ricavi e in una cattiva immagine del marchio. Questo tipo di impatto negativo può essere difficile da recuperare, a seconda del prodotto o del servizio offerto.
I software per l’Human Resourse Planning
E’ evidente che, per essere efficaci, bisogna dominare molte variabili soggette a grande incertezza. Un’incertezza resa drammaticamente evidente dal susseguirsi di shock che caratterizzano questo momento storico, post-covid. Dalla previsione della domanda, alla sua traduzione in fabbisogno di forza lavoro. Dalla previsione dell’offerta sul mercato del lavoro e del turnover all’analisi delle competenze specifiche richieste, considerando le distruptions tecnologiche e le evoluzioni dei processi produttivi organizzativi.
In un mondo caratterizzato da un mercato sempre più esigente per livello di servizio, frenetico nelle sue oscillazioni e con i fattori di produzione sempre più volativi, l’HRP può sembrare un esercizio alla stregua della stregoneria.
Quindi?
Niente paure o arrendevolezze. Per fortuna, cresce la complessità e crescono gli strumenti che ci possono supportare. Quello che risulta evidente è che non è più un esercizio perimetrabile ad un ufficio e a delle formule excel.
Troppi sono i fattori da considerare e troppa e la velocità con cui variano. Ci vuole collaborazione: le informazioni devono fluire in tempo reale, da una funzione all’altra… ed è proprio per questo che abbiamo creato il nostro software AWMS.
Dai previsionali dell’ERP, al workforce forecasting, al piano produttivo, che dimensionano il fabbisogno. Dalla sorveglianza sanitaria, con le idoneità mediche, alla Skill Matrix, che impattano la polivalenza. Dal piano ferie all’assenteismo, passando per i vincoli contrattuali, che determinato la disponibilità della forza lavoro. Tutte queste variabili vanno considerate in modo dinamico, incrociato, intelligente e le informazioni vanno visualizzate in modo organizzato. Questo è fondamentale per prendere decisioni efficaci. Basate su processi data-driven a più livelli. Dalla strategia alla sfide della produzione.
Complesso? Certo, ma non è necessario appesantire i processi. Anzi! Per fortuna la tecnologia è in grado oggi di presentarci gli scenari senza richiederci sforzo. A noi però spetta prendere le decisioni. Queste e vanno preso in modo veloce, efficace e sicuro.
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