La trasformazione digitale sta cambiando il modo di fare impresa, grazie all’introduzione di soluzioni in grado di semplificare la vita quotidiana di operatori e responsabili. Ma se è vero che sempre più aspetti dell’ecosistema fabbrica stanno subendo un processo di digitalizzazione, è evidente che non sempre le soluzioni messe in piedi sono in grado di comunicare efficacemente tra di loro. È proprio per rispondere a questa necessità che nasce il concetto di Strategic Personnel Planning.
Cos’è lo Strategic Personnel Planning
Per Strategic Personnel Planning si intende quel processo di analisi del personale che, allineato con gli obbiettivi strategici e di business, permette di valutare l’impatto di trend interni ed esterni sulla forza lavoro, garantendo una visione a 360 gradi sullo stato attuale e futuro del workforce management all’interno di un determinato stabilimento produttivo.
Ciò si traduce in una serie di vantaggi strategici che migliorarono tutti gli aspetti legati alla forza lavoro, primo su tutti la capacità di reagire a situazioni impreviste in maniera tempestiva: una chiara visione del personale dall’alto, infatti, permette di pianificare con precisione la forza lavoro necessaria a soddisfare qualsiasi ordine di produzione, prevedendo eventuali periodi di necessità.
Inoltre, analizzare le abilità del personale attraverso una matrice di competenze permette di ricavare una chiara immagine dei gap conoscitivi all’interno della workforce, che sono spesso causa di colli di bottiglia e incidenti, nel caso in cui un operatore inesperto venisse pianificato su una postazione con un alto livello di pericolosità.
Infine, avere a disposizione dati sempre aggiornati riguardanti l’efficienza della forza lavoro permette di ricavare dei KPI completi e soprattutto utili nella fase di pianificazione.
I principi dello Strategic Personnel Planning
L’idea che sta alla base della pianificazione strategica del personale è strettamente legata alla tendenza degli strumenti digitali di produrre una quantità enorme di dati. Questi dati, se presi singolarmente, hanno un valore limitato, e diventano davvero rilevanti solo quando vengono incrociati con tutta un’altra serie di dati provenienti da altre fonti.
È questo il caso della gestione delle persone nel processo produttivo: se da un lato, infatti, abbiamo i dati del piano di produzione, magari digitalizzato attraverso ERP, MES o schedulatori, dall’altro abbiamo una forza lavoro complessa da gestire, sebbene siano ormai comuni software specifici per le risorse umane in grado di mappare limitazioni e caratteristiche degli addetti.
La complessità nasce proprio dall’incapacità di questi due aspetti aziendali di collaborare tra loro e scambiarsi informazioni in modo puntuale: è necessario, dunque, uno strumento posto al centro, in grado di gestire tutti i dati relativi alle persone e di metterli a disposizione del responsabile preposto alla pianificazione del personale. Solo in questo modo è possibile minimizzare le inefficienze che quotidianamente derivano da una gestione degli operatori basata su memoria o esperienza.
Il processo di Strategic Personnel Planning
L’approccio più ottimale per una pianificazione strategica del personale consta di 5 fasi:
- Previsione i rischi, tramite un’analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats) che aiuta a valutare il potenziale attuale e futuro dell’azienda e che durante il prpcesso di pianificazione verrà consultata più volte;
- Sviluppo di una strategia, prendendo in considerazione la posizione la posizione attuale dell’azienda. Durante questa fase è fondamentale trovare il giusto equilibrio tra quantità, qualità e localizzazione dei talenti critici;
- Individuazione dell’offerta interna e della domanda di competenze e ruoli critici nei diversi scenari aziendali. È importante assicurarsi che il piano strategico stia indirizzando l’azienda verso la giusta direzione, prendendo ispirazione dai documenti aziendali importanti quali la missione, la vision, i valori aziendali e gli obiettivi aziendali.
- Identificazione delle lacune critiche tra le risorse di forza lavoro attuali e le esigenze future. È necessario riuscire a prevedere come sarà la situazione nel futuro e sulla base di queste previsioni è importante fare dei piani, ovvero porsi degli obiettivi che devono essere raggiunti;
- Selezione delle soluzioni praticabili e controllo dei risultati, senza mai smettere di osservare la realtà in modo da poter cogliere eventuali cambiamenti e da adattare gli obiettivi e la strategia in funzione di tali cambiamenti.
Un esempio di Strategic Personnel Planning
Spesso, le aziende cercano di stimare la quantità di risorse umane che saranno necessarie per completare un ordine di produzione nei tempi prestabiliti.
Tuttavia, nonostante le stime e il tentativo di pianificare alla perfezione la forza lavoro, esiste la possibilità che si verifichino assenze non programmate o imprevisti per cui gli addetti non si presentano in fabbrica. In queste occasioni, alcune postazioni risultano scoperte e c’è il rischio che il piano di produzione non venga rispettato e che quindi non si riesca ad evadere gli ordini in tempo.
Una pianificazione strategica del personale permette di gestire gli unexpected in modo veloce ed automatico, proponendo sostituzioni immediate del personale scelto a seconda della matrice delle competenze.
AWMS: il Software per lo Strategic Personnel Planning
L’obbiettivo di AWMS è proprio quello di mettere in comunicazione il mondo della produzione e quello delle persone: per farlo, è necessario pianificare in modo strategico le persone, mappano le loro abilità attraverso, limitazioni e vincoli contrattuali.
Grazie alla funzionalità Shift Planner, il software ti permette di pianificare i turni di lavoro in modo efficiente e strategico, suggerendo un piano turni ideale e gli operatori più adeguati a coprirli. Il sistema considera non solo i dati relativi al fabbisogno produttivo, alla disponibilità della forza lavoro e ai vincoli contrattuali, ma anche la legislazione e le normative sul lavoro, garantendo sicurezza ai dipendenti e all’azienda stessa.
Per fare ciò, la piattaforma integra i dati provenienti dai sistemi dedicati alla gestione e programmazione della produzione con quelli della gestione amministrativa del personale, raccogliendo tutte le informazioni all’interno di un unico strumento di lavoro condiviso.
Inoltre, la piattaforma è in grado di tenere traccia delle competenze del personale in base alle attività svolte durante la giornata e le certificazioni specifiche per macchina, offrendo immediatamente un’overview sui gap di competenza, sulla base dei quali suggerisce azioni da intraprendere (come ad esempio l’acquisto di nuovi talenti o l’impiego della forza lavoro attuale su macchine o mansioni differenti).