In un mercato globale sempre più competitivo in cui le tendenze lavorative sono in continua evoluzione, la pianificazione strategica della forza lavoro diventa uno strumento importante all’interno di un’organizzazione.
Cos’è il Workforce Planning
La pianificazione della forza lavoro è un processo aziendale che allinea gli obiettivi e le esigenze aziendali con la gestione strategica delle persone.
In altre parole, con workforce planning si intende pianificare il giusto numero di dipendenti con le giuste competenze nella postazione più adeguata, in modo da ottenere il miglior risultato per gli obiettivi a breve e lungo termine dell’azienda.
La pianificazione della forza lavoro si riferisce quindi al processo che garantisce a un’organizzazione l’accesso attuale e futuro al capitale umano di cui ha bisogno per operare in modo efficace.
Vi è anche un elemento di analisi continua dell’efficacia della forza lavoro e la presa delle misure necessarie, come le iniziative di formazione e sviluppo, per garantire che la forza lavoro rimanga efficiente.
Tuttavia, la pianificazione della forza lavoro non deve essere un processo complicato. È sufficiente concentrarsi sulle informazioni di mercato relative a una serie di sfide e attrezzare l’organizzazione per raggiungere gli obiettivi aziendali a lungo termine.
Come nasce il Workforce Planning
Il concetto è nato per ottimizzare l’efficienza operativa in contesti industriali e si è evoluto con l’integrazione di metodologie analitiche e tecnologiche. Oggi rappresenta un pilastro strategico per affrontare la complessità delle moderne dinamiche lavorative.
I vantaggi del Workforce Planning
1. Pianificazione per il futuro
Una pianificazione strategica permette di avere una chiara visione di quali saranno le esigenze future, come ad esempio una crescita aziendale o la necessità di un modello di business diverso e pianificare il personale di conseguenza.
2. Scoperta di gap all’interno della forza lavoro
Grazie al workforce planning, è possibile scoprire possibili gap della forza lavoro come, ad esempio, mancanza delle competenze necessarie per svolgere una determinata mansione.
3. Pianificazione dei congedi lavorativi
L’identificazione e lo sviluppo delle competenze dei dipendenti per futuri ruoli di leadership, permette di pianificare efficacemente l’uscita del personale con minime conseguenze.
4. Strategie di Retention efficienti
Una pianificazione efficace abilita alla comprensione delle competenze dei dipendenti e dove possono portare più risultati all’interno dell’azienda. In questo modo, anziché terminare i rapporti lavorativi, si possono riallocare le risorse in aree o mansioni diverse.
5. Flessibilità
Una pianificazione chiara ed efficace, con piani di recruiting e onboarding, può rendere l’azienda più agile e capace di reagire in modo efficiente ai cambiamenti. È possibile ridurre i costi complessivi del personale sviluppando piani per:
- Aumentare la produttività e il ROI della forza lavoro
- Trattenere i talenti e ridurre i costi associati al turnover dei dipendenti
- Sviluppare una forza lavoro flessibile, in grado di soddisfare la domanda dei clienti in circostanze diverse
- Rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato o della domanda interna.
6. Ottimizzazione delle risorse
Una pianificazione efficace consente di utilizzare il personale in modo strategico, riducendo sprechi e inefficienze.
7. Miglioramento del clima aziendale
Una pianificazione accurata assicura carichi di lavoro equi, aumentando la soddisfazione dei dipendenti.
8. Riduzione dei costi
L’allocazione ottimale delle risorse minimizza straordinari e assunzioni last-minute.
Le sfide del Workforce Planning
- Previsioni inaccurate: Affidarsi a dati incompleti o a modelli superati può portare a errori nel dimensionamento della forza lavoro, causando carenze o eccessi.
- Scarso utilizzo dei dati: Molte aziende non sfruttano a pieno il potenziale dei dati disponibili, come le performance storiche o le metriche di mercato, per pianificare in modo efficace.
- Gestione delle competenze: Mappare e aggiornare le competenze dei dipendenti è cruciale per assegnarli ai ruoli giusti e rispondere alle richieste future.
- Allineamento con target aziendali: Assicurare che la pianificazione della forza lavoro sia coerente con gli obiettivi di crescita, innovazione e sostenibilità dell’azienda.
I tool per il Workforce Planning
I tool per il Workforce Planning sono strumenti che aiutano ad analizzare le presenti capacità e i bisogni futuri dell’azienda in relazione al numero di dipendenti presenti. Uno strumento per la pianificazione della forza lavoro deve includere:
1. Mappa della pianificazione strategica
Questa mappa mostra come le attività di pianificazione si allineano con il quadro più generale, come la strategia dell’organizzazione riducendo i silos aziendali tra la parte operativa dell’azienda e quella decisionale.
2. Skill Matrix
La matrice delle competenze permette di monitorare le competenze della forza lavoro e di categorizzarle a seconda dei livelli. In questo modo è possibile pianificare i dipendenti per la postazione o la mansione più adeguata e creare attività di formazione per potenziare le loro skills.
3. Pianificazione turni
Gli addetti vengono pianificati sulle singole postazioni in base alle loro disponibilità, competenze e limitazioni fisiche, con la possibilità di avere un tracciamento storico delle ore e dei giorni trascorsi in ogni postazione.
L’importanza dei dati nel Workforce Planning
Analisi dei trend
Monitorare i modelli storici e stagionali aiuta a prevedere meglio le necessità future e a gestire i picchi di domanda.
Big data e intelligenza artificiale
Strumenti avanzati permettono di analizzare enormi quantità di dati in tempo reale, fornendo previsioni precise e scenari simulati.
Indicatori chiave di performance
Metriche come turnover, tasso di occupazione e costo per assunzione consentono di misurare l’efficacia della pianificazione e identificare aree di miglioramento.
Le fasi del Workforce Planning
Le fasi principali del processo di pianificazione sono le seguenti:
- Comprensione della struttura dell’organizzazione e di come essa potrebbe cambiare in futuro, così come dei piani per aumentare la produttività o decisioni di introdurre nuove tecnologie all’interno dell’azienda;
- Analisi di tutti gli aspetti inerenti alla forza lavoro, come le loro competenze e abilità, la loro soddisfazione professionale e altri aspetti legati alla loro profilazione come la posizione geografica o la loro business division;
- Determinazione delle esigenze future per sviluppare un piano d’azione funzionale, efficiente ed efficace;
- Identificazione di gap di competenze all’interno della forza lavoro per una pianificazione ottimale e per la creazione di attività di formazione volte a migliorare le conoscenze dei dipendenti.
I software per il Workforce Planning
AWMS è uno strumento visual e intuitivo che permette di pianificare gli addetti sulle singole postazioni tenendo in considerazione i vincoli contrattuali, le loro competenze e la loro disponibilità.
Il software raccoglie e incrocia dati relativi al fabbisogno produttivo con la scheda del personale per una pianificazione ottimale, suggerendo gli operatori più adeguati a svolgere una determinata mansione.
Grazie alle dashboard della piattaforma è possibile monitorare il lavoro svolto per ogni attività e allocare le risorse al meglio. Inoltre, è possibile avere una panoramica completa delle competenze dei dipendenti, pianificando attività di formazione per aumentare il livello.
Infatti, grazie alla skill matrix di awm è possibile fare affidamento su aggiornamenti automatici delle competenze degli operatori, con la possibilità di inviare alert ai capo team in caso di avanzamento di competenza e rendendo le informazioni fruibili all’intera organizzazione.