Il workforce forecasting in breve
Con workforce forecasting si intende un processo che mira a prevedere il carico di lavoro all’interno di un’organizzazione, in modo da permettere di pianificare la giusta forza lavoro, nei momenti necessari per gestire la quantità di lavoro.
Questa attività permette di identificare eventuali lacune nella copertura delle postazioni e nella disponibilità della forza lavoro e, di conseguenza, trovare modi per ridurre i costi ottimizzando le iniziative di pianificazione della forza lavoro.
Il workforce forecasting è frutto di un’analisi statistica che include la raccolta dei dati demografici dei dipendenti sul campo, le competenze dei lavoratori, le condizioni del luogo di lavoro, le condizioni esterne e le azioni del datore di lavoro.
I vantaggi del workforce forecasting
È fondamentale che le organizzazioni trovino il giusto equilibrio tra domanda e risorse disponibili. In questo senso, il workforce forecasting è il metodo che permette alle aziende di assicurarsi vantaggi significativi, anche a livello di raccolta e gestione dei dati.
Difatti, grazie all’analisi statistica dei dati è possibile identificare una futura carenza di forza lavoro, senza che si verifichino gravi interruzioni dell’attività.
Inoltre, grazie alla previsione intelligente e alla successiva pianificazione proattiva, le aziende possono massimizzare l’utilizzo delle risorse esistenti, in modo da assegnare la giusta quantità di personale durante i picchi e le flessioni. In questo senso, il MOM (Manufacturing Operations Management) diventa un elemento chiave, poiché sttraverso l’uso di strumenti, processi e tecnologie permette di pianificare, coordinare e controllare attività e risorse aziendali in modo efficiente.
Difatti, il workforce forecasting permette anche di allocare il personale in relazione a parametri quali la disponibilità dell’addetto, la competenza e il costo, in modo da rispettare il budget.
Un esempio di workforce forecasting
Per svolgere un’efficace attività di workforce forecasting, è necessario avere un modello di pianificazione che permetta di analizzare la domanda proveniente dall’esterno e stabilire quanto capitale umano è necessario per raggiungerla.
Il modello di pianificazione della forza lavoro incoraggia un’analisi approfondita della forza lavoro, che può richiamare l’attenzione su potenziali problemi e lacune da colmare con il capitale umano in modo da riuscire a raggiungere gli obiettivi impostati.
Un modello ottimale includerà una completa e approfondita analisi delle competenze degli operatori, in modo da individuare eventuali gap. Difatti, l’identificazione delle competenze mancanti è essenziale per decidere attività di formazione volte a migliorare la forza lavoro, in modo da avere la garanzia di star allocando sempre il personale con le competenze più adeguate e soddisfare la domanda esterna.
Gli strumenti per il workforce forecasting
Prima di poter fornire dati sufficienti per la previsione, è necessario scegliere un metodo di previsione. Secondo Harvard Business Review, ci sono tre tipi di previsioni.
Il primo metodo, ovvero la previsione qualitativa, comprende tecniche che utilizzano dati qualitativi e viene spesso usata per progetti innovativi che potrebbero rendere difficile la stima della domanda di forza lavoro. Un esempio di tecnica di previsione qualitativa è la ricerca di mercato, volta ad aiutare i previsori a esaminare i dati qualitativi nel modo più sistematico possibile filtrando i pregiudizi.
Il secondo metodo permette invece di utilizzare metodi statistici per creare previsioni future, individuando le tendenze e i modelli stagionali e ciclici. L’analisi viene successivamente utilizzata per proiettare i requisiti futuri della forza lavoro. Questo metodo di previsione presuppone che i dati passati possano sempre essere utilizzati per prevedere con precisione il futuro. Ciò nonostante, è possibile che a lungo termine questo metodo venga sconvolto dai cambiamenti provocati da forze esterne.
Il terzo e ultimo metodo individuato da Harvard Business Review esplora i fattori che possono influenzare una previsione basata su dati storici. Si tratta dello strumento di previsione più sofisticato e tipicamente dinamico che viene rivisto man mano che vengono resi disponibili altri dati.
I software per il workforce forecasting
Come assicurarsi di avere il numero giusto di personale per svolgere le diverse mansioni in modo efficiente, anche in occasione di picchi stagionali? Con un software di workforce management!
AWMS è la soluzione ideale in questo senso. Difatti, questo tipo di piattaforma consente alle aziende di pianificare, monitorare e gestire requisiti e competenze delle risorse lavorative.
Il software incrocia dati relativi a:
- Competenze dell’addetto, ovvero l’abilità dello staff di svolgere una determinata mansione o task. Inoltre, grazie al grafico di copertura presente all’interno della Skill Matrix, sarà possibile visualizzare come sono distribuite le competenze tra gli addetti dettagliando anche il livello. I grafici di copertura mostreranno sia la fotografia delle competenze attuali sia lo stato futuro, grazie all’incremento automatico che permette la variazione del livello di competenza degli addetti, in base alle ore che questi hanno speso sui task;
- Disponibilità dell’addetto, analizzando la sua presenza all’interno dello stabilimento, il suo monte ore settimanale e il suo piano ferie;
- Eventuale fine rapporto, con la possibilità di prevedere quando ci potrebbe essere un deficit di personale in concomitanza con il termine del contratto di determinati addetti. L’obiettivo di questa previsione è quello di aiutare le figure aziendali che si occupano di recruiting a capire quando sarà necessario assumere personale nuovo o eventualmente rinnovare un contratto.
Ma non è finita qui! AWMS utilizza i dati a disposizione per aiutare le aziende che lavorano con stagionalità, soprattutto quelle del settore food caratterizzate da picchi durante i periodi festivi, a capire se ci sono tendenze e modelli stagionali o ciclici, prevedendo quando sarà necessario incrementare il personale e assumere più dipendenti.